Tűzvédelmi üzemeltetési napló: mit kell beleírni, ki vezeti, meddig kell megőrizni?

Egy tűzvédelmi hatósági ellenőrzésen ritkán az a kérdés, hogy van-e tűzoltó készülék a falon, vagy működik-e a tűzjelző központ. Az a kérdés, hogy mindezt mivel tudja igazolni. A válasz szinte mindig a tűzvédelmi üzemeltetési napló, és sok épületben ez a leggyengébb pont: a vizsgálatok megtörténnek, a karbantartó kijön, de a napló hiányos, több helyen van szétszórva, vagy hónapok óta ugyanaz a hiba áll benne lezáratlanul.

Ebben a cikkben azt nézzük meg, mit mond a tűzvédelmi üzemeltetési naplóról a hatályos Országos Tűzvédelmi Szabályzat, mely berendezésekhez kell vezetni, ki írhat bele, és mit érdemes beírni ahhoz, hogy egy ellenőrzésen valóban használható legyen.

Mi a tűzvédelmi üzemeltetési napló?

Az OTSZ, vagyis az 54/2014. (XII. 5.) BM rendelet fogalommeghatározása szerint a tűzvédelmi üzemeltetési napló a „tűzvédelmi műszaki megoldások ellenőrzésének, felülvizsgálatának, karbantartásának igazolására szolgáló dokumentum”. Nem a berendezés leírása, és nem a tűzvédelmi szabályzat része, hanem bizonyíték: azt rögzíti, hogy az előírt ellenőrzések a megfelelő időben megtörténtek, mit találtak, és mi lett a hibák sorsa.

A rendelet általános szabálya, hogy az üzemeltetői ellenőrzést, az időszakos felülvizsgálatot, a karbantartást és a javítást el kell végezni, az eredményét pedig papír alapon vagy elektronikusan, írásban kell dokumentálni. Kötelező formanyomtatványt a rendelet nem ad. A berendezésenként előnyomott naplók és a digitális nyilvántartások egyaránt használhatók, ha a tartalmuk teljes, és ellenőrzéskor gyorsan bemutathatók.

Mely berendezésekhez kell üzemeltetési naplót vezetni?

Az OTSZ 18. melléklet táblázata sorolja fel a tűzvédelmi műszaki megoldásokat, és mindegyiknél megadja az üzemeltetői ellenőrzés, az időszakos felülvizsgálat és a karbantartás ciklusidejét. A dokumentálás módjaként szinte minden sorban a tűzvédelmi üzemeltetési napló szerepel. A létesítményekben leggyakrabban előforduló rendszerek:

A zárójeles érték a ciklusidőhöz adott ráhagyás. A karbantartást a legtöbb berendezésnél az időszakos felülvizsgálattal egy időben kell elvégezni, és az eredménye szintén a naplóba kerül. A táblázat ennél több sort tartalmaz (például tűzoltó felvonó, evakuációs hangrendszer, füstcsappantyú, tűzoltósági kulcsszéf), ezért egy adott épületnél mindig a ténylegesen beépített rendszerekből érdemes kiindulni. A kötelezettség az önkéntesen, előírás nélkül beépített rendszerekre is kiterjedhet, ha azok hibája a menekülést, a tűzjelzést vagy a tűz oltását hátráltathatja.

Ki vezeti a naplót, és ki írhat bele?

A felelősség az üzemeltetőé: neki kell gondoskodnia az ellenőrzésekről, a felülvizsgálatokról és a feltárt hibák javításáról. A feladatot írásos megállapodással részben vagy egészben átadhatja más személynek vagy szervezetnek, ilyenkor annak kötelezettségei ugyanazok. Az üzemeltetői ellenőrzést végző személynek rendelkeznie kell a szükséges ismeretekkel és az üzemeltető írásbeli meghatalmazásával. Ezen felül a rendelet berendezésenként is megmondja, ki vezeti a naplót:

• Beépített tűzjelző és tűzoltó berendezés: a naplót csak a berendezés működésére kioktatott személy vezetheti. A kioktatás tényét is rögzíteni kell, a naplóban vagy külön jegyzőkönyvben.
• Tűzoltó készülék: a tűzoltó készülék üzemeltetési naplóját a készenlétben tartó vezeti a saját ellenőrzéseiről és a karbantartásokról.
• Tűzoltó-vízforrások: itt a napló vezetése a felülvizsgálatot végző személy kötelessége.
• Időszakos felülvizsgálat és karbantartás: ezt a jogosult szakember végzi és dokumentálja, a működőképességet rontó hibát pedig írásban, azonnal jelzi az üzemeltetőnek.

Tűzjelző berendezésnél az üzemeltetőnek felelős személyt is ki kell jelölnie, aki az előírt ellenőrzéseket elvégzi, és a hiányosságokat igazolható módon, írásban jelzi az intézkedésre jogosult vezetőnek. Társasházban vagy több bérlős irodaházban ezért már az elején érdemes leírni, ki ez a személy, és hogyan jut el hozzá a karbantartó jelzése.

Mit kell beírni a tűzjelző üzemeltetési naplóba?

A beépített tűzjelző berendezésnél a legrészletesebbek a szabályok, és itt a legsűrűbbek a bejegyzések is, ezért a tűzjelző üzemeltetési napló a legjobb példa arra, mit vár el a rendelet. A központ felügyeletével megbízott személy naponta ellenőrzi, hogy ha a berendezés nincs nyugalmi helyzetben, a kijelzett hibát beírták-e a naplóba, és ha a hiba szakember beavatkozását igényli, értesítették-e a jogosult személyt; hogy az előző napi hibára történt-e intézkedés; és hogy a központ állapotjelzői működnek-e. Távfelügyelet esetén a napi ellenőrzés automatikus ellenőrzéssel kiváltható, és a napi ellenőrzés elektronikusan is rögzíthető, ha az alkalmas a felelősség nyomon követésére.

Háromhavonta az üzemeltetői ellenőrzést végző személy azt is megnézi, hogy a naplót folyamatosan vezetik-e, változott-e az épület használata úgy, hogy az befolyásolja az érzékelők működését, a kézi jelzésadók hozzáférhetőségét vagy a hangjelzők hallhatóságát, és megvannak-e a jelzések beazonosításához szükséges rajzok. Az éves felülvizsgálaton a jogosult szakember a napló bejegyzéseit is átnézi, és értékeli az üzemeltetői ellenőrzések tapasztalatait. A naplóba kerül a rendkívüli felülvizsgálat is, amelyet többek között tűzeset, téves riasztás, meghibásodás, a berendezés változtatása és új karbantartóval kötött szerződés után kell elvégezni.

Berendezéstől függetlenül egy jól használható bejegyzés ezekből áll:

1. Dátum, és ha számít (például riasztásnál), az időpont is.
2. Melyik berendezés, melyik része: zóna, helyiség, a készülék sorszáma.
3. Az ellenőrzés fajtája: üzemeltetői ellenőrzés, időszakos felülvizsgálat, karbantartás, rendkívüli felülvizsgálat vagy javítás.
4. Az eredmény, és ha volt, a talált hiba röviden, egy kívülálló számára is érthetően.
5. Az intézkedés: kit értesítettek és mikor, mikor javították, vagy hogy a hiba még nyitott.
6. Az ellenőrzést végző neve és aláírása, elektronikus naplónál az azonosítója.

Ha a működőképességet rontó körülményt állapítanak meg, az üzemeltetőnek a hibát rögzítő iraton aláírással és dátummal kell igazolnia, hogy tudomásul vette. A súlyos hibát, vagyis a tűz- vagy robbanásveszélyt okozó, illetve a berendezés tűzvédelmi rendeltetését gátló hibát haladéktalanul javítani kell, a javítás idejére pedig a csökkent védelmi szintet ellensúlyozni.

Meddig kell megőrizni a naplót?

A beépített tűzjelző és a beépített tűzoltó berendezés naplóját az utolsó bejegyzéstől számított legalább öt évig meg kell őrizni, és a berendezés kezelési utasításával együtt hatósági ellenőrzéskor be kell mutatni. A többi berendezés naplójánál is érdemes ugyanígy eljárni: a betelt naplót ne dobják ki, hanem a tűzvédelmi dokumentációval együtt tárolják, mert egy káresemény után éppen a korábbi évek bejegyzései mutatják meg, hogy az üzemeltető megtette-e, ami tőle elvárható.

Papír vagy elektronikus üzemeltetési napló?

Az OTSZ mindkettőt megengedi. A papír alapú napló egyszerű, a helyszínen van, és bárki beleírhat, akinek kell, viszont könnyen elkeveredik, és több épület esetén nehéz átlátni, mi mikor esedékes. Az elektronikus üzemeltetési napló előnye, hogy a berendezések esedékességei egy helyen látszanak, és a bejegyzések nem vesznek el. Ha elektronikus nyilvántartást választanak, érdemes olyat, amelyben utólag is látszik, ki és mikor írta a bejegyzést, és amelyből ellenőrzéskor gyorsan elő lehet venni egy adott berendezés teljes előzményét.

Mikor érdemes szakemberhez fordulni?

A napi és a háromhavi ellenőrzések jól betaníthatók a gondnoknak vagy a portaszolgálatnak. Ha viszont az épületben több tűzvédelmi rendszer működik több karbantartóval, ha a legutóbbi felülvizsgálat óta átalakítás történt, vagy ha a naplóban régóta nyitott hibák állnak, megéri az egészet egy kézbe adni: egy közös éves ütemtervbe, amelyben minden rendszer következő esedékessége szerepel, és egy felelősbe, aki figyeli, hogy a talált hibák le is záruljanak. Létesítményüzemeltetőként ezt a koordinációt végezzük: a szakági felülvizsgálatokat jogosult szakemberekkel szervezzük meg, az esedékességeket és a naplót pedig a karbantartási szerződés részeként követjük.